O sucesso de uma Júnior Empresa? Acompanhamento Departamental
A criação do departamento de Gestão da Qualidade, no mandato 2021/2022, veio acrescentar valor a um processo que até então já era imprescindível para o sucesso da YME – o Acompanhamento Departamental. Até à data assentava na aplicação de ferramentas de gestão de Recursos Humanos, o Sistema de Avaliação de Desempenho e a Gestão de Expectativas, cujos resultados eram analisados e apresentados aos vários departamentos. A aliança do departamento de Gestão da Qualidade permitiu conferir a toda a YME uma abordagem orientada para objetivos, que culminava com o constante acompanhamento e supervisão do trabalho departamental.
Qual é, então, a importância de se conceber o processo de Acompanhamento Departamental como uma das principais áreas de responsabilidade de qualquer Júnior Empresa?
Dividido em dois grandes subprocessos, a Auditoria e a Análise Estratégica, aplicados trimestralmente e, em simultâneo, o grande objetivo do Acompanhamento Departamental é avaliar o trabalho desenvolvido e perspetivar o trabalho futuro.
Através das Auditorias, é avaliado o estado de execução dos objetivos que constam no Plano de Atividades de cada departamento. Assim, muito além de se verificar o cumprimento dos objetivos desenvolvidos no último trimestre, garante-se a sua realização com qualidade. O processo assenta numa avaliação objetiva, a partir da monitorização de Key Performance Indicators, e numa análise crítica subjetiva, que promovem uma melhoria contínua do trabalho realizado.
A Análise Estratégica decorre imediatamente a seguir à Auditoria, prezando-se todos os comentários e feedback tecidos. Este processo visa fornecer à direção informação e instrumentos que auxiliem a sua tomada de decisão aquando da preparação do microciclo seguinte (trimestre). A partir da aplicação e idealização de uma Matriz Esforço/Impacto, é possível priorizar as diversas Áreas de Responsabilidade e definir aquelas sobre as quais o departamento deverá trabalhar. Além disso, é através da análise dos resultados obtidos nas ferramentas de Gestão de Recursos Humanos supracitadas (a Gestão de Expectativas, o Sistema de Avaliação de Desempenho e a Taxa de Ocupação dos membros, recém-desenvolvida no presente mandato) que se decide de forma fundamentada que membros alocar às diferentes ordens de trabalho.
O Acompanhamento Departamental permite, assim, simplificar a tomada de decisões, que passa a ser objetiva e fundamentada.
A importância da sua aplicação é irrefutável, permitindo uma melhoria contínua de todos os processos e projetos e um desenvolvimento sustentável de toda a organização.
