Organização de Eventos

Quem nunca ficou carregado por ter à sua responsabilidade a organização de um evento? Questões como deadlines, contactos, logística e gestão de equipa podem tornar-se uma grande dor de cabeça. No entanto, para sua resolução basta ter por base dois ideais fundamentais: Organização e Planeamento.

Estes são os dois pontos fundamentais que permitem uma melhor e maior gestão no que respeita à organização de um evento: organização é essencial porque os objetivos só são atingidos se soubermos organizar as nossas tarefas/prioridades, a equipa com quem estamos a trabalhar e aquilo que queremos concretizar.    Torna-se bastante mais difícil atingir objetivos, objetivos esses que também deverão, de forma prévia, estar definidos e inseridos numa lógica organizacional; por outro lado, o Planeamento, pois sem um bom plano a organização do que quer que seja torna-se ainda mais difícil.

É de ressalvar que uma organização/planeamento de um evento deve começar vários meses antes do seu início. Devem estabelecer-se metas, objetivos a atingir e tarefas prioritárias. A gestão de tempo e aproveitamento do mesmo andam de mãos dadas com a realização de qualquer evento que seja bem-sucedido. No entanto, embora seja um dos aspetos mais importantes, esta questão é, muitas vezes, secundarizada.

Paralelamente, é também fundamental conhecermos e compreendermos as pessoas com quem estamos a trabalhar em determinado projeto. Desta forma, a atribuição de tarefas é feita em função das qualidades de cada pessoa, ou seja, devemos sempre procurar entender quem é o membro da nossa equipa que mais se sente à vontade e mais preparado está para realizar determinada tarefa ou contacto. Delegando as pessoas certas às tarefas certas, é “meio caminho andado” para que se consiga a 100% o resultado pretendido. O sucesso de eventos nada mais é do que gestão de pessoas/equipa, conhecer aqueles com quem trabalhamos e compreender os seus pontos fortes e fracos. A comunicação dentro do próprio grupo de trabalho, deve ser abundante e construtiva de modo a agilizar os processos e todo o trabalho a desenvolver.

Por último, é necessário ter em consideração vários pormenores que vão alternando a sua importância consoante o tipo de evento que se esteja a realizar: local (a escolha do mesmo deve assentar em critérios de funcionalidade e adequabilidade); definição e abordagem dos convidados que integram o programa do evento; definição do programa em si; verificação da necessidade de equipamentos ou possíveis serviços; divulgação do evento, entre outros.