Eventos online? Tudo que precisa de saber para organizar o seu.

2020 levou o conceito de era digital a outro nível, dando entrada a um circuito online nunca antes visto. Foi uma adaptação desafiante e inovadora que está a ser colocada em prática por diversas empresas, organizações e formadores, mesmo numa fase de desconfinamento.

 

No entanto, não estamos todos no mesmo patamar quando o assunto é a criação de um evento online e, tendo isto em conta, achamos relevante explicitar “diretrizes base” para o organizar.

 

A organização de um evento online tem inúmeras vantagens; o aumento do público-alvo é uma das principais, quer seja pelo facto de não serem necessárias deslocações até aos espaços físicos, quer seja pela possibilidade de um aumento do número de participantes.

 

Como o seu evento não decorrerá num espaço físico, não terá que se preocupar com a quantidade de gel desinfetante, regras de distanciamento, logística do espaço e outras questões associadas à saúde dos participantes e oradores. Os custos serão tão reduzidos que o orçamento poderá ser direcionado para outras vertentes.

 

Por fim, um evento online aumentará a notoriedade da sua marca, podendo aumentar não só a visibilidade como a credibilidade da marca. Deste modo, um maior número de pessoas demonstrará interesse em si.

Como planear um evento online

 

Organizar um evento online é diferente de organizar um evento presencial. Existem etapas semelhantes, como a data e a hora, os oradores e o tema, mas no que toca ao local tudo se torna diferente.

 

Primeiro passo: Escolha um tema e um nome criativo

 

 O primeiro passo passa sempre por escolher a temática abordada. Se ainda não tem um tema, pense em algo atual e relevante que o seu público queira aprender. Dica: utilize as redes sociais para perguntar ao seu público aquilo que querem aprender, deste modo já sabe que o tema não irá falhar.

 

Um bom tema é meio caminho andado para organizar um evento de sucesso, logo é algo que precisa de algum tempo de reflexão. Partilhe com o seu círculo de amigos e profissional, com a finalidade de obter opiniões.

 

Segundo passo: Definir a data e a hora

 

É muito importante ter uma data e hora definida para maximizar o potencial da divulgação do seu evento nas redes sociais, sites ou anúncios.

 

Ao definir estes tópicos, pense sempre em quem terá maior interesse em participar neste evento: se são pessoas com muitas reuniões e outros compromissos ou estudantes e trabalhadores ocupados nas horas comerciais (isto é, das 9 horas às 18 horas). 

 

Depois de definir estes aspetos, será mais fácil chegar a uma conclusão. Será sempre preferível que ocorra após as 18h30 durante a semana e de manhã ou à tarde no fim de semana. No entanto, tenha também em atenção dias festivos e feriados e questione se fará sentido agendar para um destes dias.

 

Passo três: Faça uma lista de equipamentos que vai precisar

 

Os eventos online necessitam de uma atenção especial nos equipamentos de audiovisual. Para que o evento seja uma experiência agradável, tem que garantir uma boa conexão de internet, um áudio adequado e uma boa resolução de imagem. Para além disso, precisa de especificar a dimensão do seu evento, se terá um ou mais oradores, quantas pessoas vão estar a assistir ao evento e se existem várias atividades em simultâneo. 

 

Estas questões são extremamente importantes para que consiga escolher a plataforma de transmissão online. Existem diversas ferramentas que lhe permitirão realizar o seu evento, são elas o Youtube Live, que lhe permite partilhar o evento no Youtube e manter contacto com os espectadores através do chat. Esta ferramenta tem a vantagem de lhe dar acesso às métricas e estatísticas essenciais nas suas futuras estratégias de marketing e divulgação.

 

O Zoom Meetings é também outra opção viável para eventos de médio e grande alcance. O Zoom e a Eventbrite são colaboradores e ao criar uma reunião no Zoom, só precisa de fazer login com a sua conta da plataforma Eventbrite para ter acesso a features premium do zoom.

 

Passo quatro: Definir o preço do evento

 

Com um evento pago necessitará de gerir as vendas e organizar um método de inscrição. Decidir se optará por um preço fixo ou pacotes diferentes que proporcionem experiências distintas.

 

Já com um evento gratuito, o processo é mais simples, mas não gerará lucro, a menos que possua bons parceiros, que em troca de publicidade lhe oferecem apoios monetários. Tem um poder de atração diferente dos pagos, isto é, atrai muitos mais participantes do que um evento pago, e é uma boa forma de adquirir contactos de participantes. 

 

Estes contactos podem ser utilizados para e-mail marketing. Através dessa lista poderá conseguir vender um produto ou serviço do seu negócio.

 

Passo cinco: Qual a duração do evento?

 

O seu evento não deverá ser demasiado longo nem demasiado curto. Pesquise eventos semelhantes e tente perceber qual será a duração mais adequada.

 

Ao calcular o tempo, pense em ter tempo para ser objetivo, direto, mas também explicar o máximo de assuntos possíveis e, se possível, responda às questões levantadas pelos participantes, ou tente estabelecer uma ligação com os mesmos.

 

Passo seis: Aposte na divulgação do seu evento

 

Divulgue o seu evento nas redes sociais, recorra a anúncios pagos, se possível, e entre em contacto com parceiros que o possam divulgar também.

 

Seja preciso na sua divulgação, explique a temática, partilha a data e hora, o preço e a plataforma que utilizará. Deste modo, os participantes terão acesso a todas as questões e sentirão um maior conforto a aderir a um evento que está bem explicado.

 

Após o evento divulgue pelas suas redes sociais aquilo que se passou no decorrer do evento e a experiência de quem participou, deste modo, despertará o interesse de quem não participou para futuros eventos do género.

No final, envie questionários de satisfação aos participantes, é uma ótima forma de recolher feedback e perceber onde precisa de melhorar para os futuros eventos.


A Young Minho Enterprise presta serviços de organização de eventos. Simplificamos todo o processo e entregamo-nos a 100% para que o seu evento seja uma experiência agradável, que os participantes possam recomendar a outras pessoas. 


Tratamos também da divulgação do seu evento, um tema que abordaremos com mais exatidão numa próxima Quarta de Gravata, fique atento.


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